2010年8月23日月曜日

生活習慣改善:やっと名刺管理〜年賀状打ち出しまでの仕組み確立。

掲題の件、やっとevernoteに電子化して取り込んで終了である。過去に何度か名刺は大掃除をしていたのだが、それでも1000枚以上の名刺があった。取材先、セルサイドやバイサイドの同業者、果ては美味しかったレストランのカードetc...

スキャンしては取り込んでの繰り返しで大変に面倒臭かったのだが個人情報なだけに素性の良く分からない人にバイト等で投げる訳にも行かず、さりとて名刺読み込み専用のスキャナ等が付いた名刺管理ソフトは買いたく無かった(高価だし、evernoteとiPhone4中心で管理したかった)ので、随分時間がかかってしまった。

結局の所、以下のような仕組みで落ち着いた。参考までに書いておこうと思う。


1、名刺のスキャン。

最初だけ過去大量に蓄積していた名刺をPCでどんどんスキャンする。今後は、iPhone4のカメラで撮影をし、JotNot Proと言うiPhone用スキャンソフトで形状を整えるだけでよい。過去の1000枚以上を一気にやるのはもう金輪際ご免だが、名刺交換等の度に随時iPhone4のカメラ+JotNotProでの取り込みをするだけであれば、移動時間等で手軽にやれる。今後の手間は殆どかからない。


2、名刺のevernoteへの吸い込みと保存。

名刺をevernoteに吸い込む。PCからならドラッグ&ドロップで画像データを取り込めるし、iPhoneからならJotNotProがevernoteと連携出来る機能があり、簡単に画像データをevernoteに取り込める。名刺以外に年賀状等も頂いた場合は、これも写真撮影してスキャンして取り込んでおく。

名刺用のノートブックを作っておき、そこにどんどん溜めて行く。

evernoteの題名は「会社名のひらがな頭文字(例:パナソニックなら「は」) 会社名 名字」とだけ入れる。日本語OCR機能があるので、題名に何も入れなくてもある程度は検索が出来るのだが、まだ完全に認識する訳ではないのでこの位は入れておいた方が後々検索する際に便利と思う。面倒であればこれは省略も可能である。画像の日本語検索機能もあり、名字や会社名で8割がた位は検索すれば名刺画像内の文字を捉えてくれているようにも思う。後々の検索の「2割位の漏れ」を我慢してクオリティを多少妥協しても構わない場合は題名を省略する事も可能と思う。

タグを活用すると後日検索し易くなる。例えば筆者なら、「取材先」「同業者」等等。取材先企業については、「優良企業」「バリュー株」「大型株」「小型株」等の簡単な銘柄属性のタグも入れておくと、名刺でありながら簡単なスクリーニングのツールとしても使える。ネタが切れたら、「えーと以前取材したこんな銘柄ってどうかな、、、」等と検索出来る。

これだけで、PCと携帯から名刺データベースに簡単にアクセスして活用が出来るようになる。
手打ち部分はevernoteの手短な題名だけで、メンテナンスの手間も殆どかからない。名刺を頂いたら、移動中にiPhone4で写真撮影して、evernoteに上げておくだけである。iPhone4だと写真の解像度もかなり高いので、OCR機能にもキチンとひっかかってくれるようにキレイに名刺を保存しておける。

これも、一気に大量にやるのは面倒くさいが、随時やるのであれば移動時間等にぱっとやっておけば良く、大した手間はかからない。


3、年賀状や暑中見舞いシーズンの前に、葉書を送付する人だけevernoteから画像データを取り出して、iPhone4の名刺読み取りソフトで住所、会社名、肩書き、名前を取り出して連絡帳にデータベース化する。

iPhone4の名刺読み取りソフトは、「WorldCard Mobile」と言うソフトを活用。まだまだ所々で修正が必要であるが、手打ちよりはだいぶ楽である。

人によっては全ての名刺をWorldCard Mobileで連絡先データを取り込んで「連絡先」のソフトやエクセルでデータベース化している場合も多分あると思うしそれでも構わないと思う。しかし、筆者の場合は葉書を出す人のみを年に2回抽出してこれを行う事にした。理由は幾つかある。

一つは筆者の場合は年賀状や暑中見舞いの類いは以前は全然送って居なかったし、今後もそんなに沢山送る事はないため。つまり名刺の画像データを携帯とPCから検索出来て目視出来れば普段は十分であり、全部を葉書/手紙フォームで出力出来るようにしておく必要性がないためである。

もう一つの理由は、こちらの方がより重要だが、名刺読み取りソフトの精度にはやはり限界もあり、全部取り込むと間違いチェックや修正の手間がかかるからである。数年前と比較すれば最近の名刺読み取りソフトの精度は飛躍的に改善しているが、それでも例えば名前のよみがなが間違っていたり、会社名や部署名、住所等が微妙に間違っていたりする。微妙な間違いでも毎回間違いの有無をチェックして修正する手間がかかるため、毎回名刺読み取りソフトで取り込むとメンテナンスの手間が増えるのである。日々の事なので、ちょっとした手間でも手間が増えると習慣化しなくなる。これを避けたかった。日々やる事は可能な限りシンプルである必要がある。

試しに50人分程度の名刺で上記作業をやってみたが、修正作業等含めて2−3時間位でやれた。過去既に連絡先として取り込んだ人については新規でこれをやる必要があるのは転職や転居を先方がした時だけだし、新規に年賀状や手紙のやり取りをする人が半年単位でそんなに大量に増えるとは思わないので、せいぜい半年に一度、2−3時間の手間で上記をやる事が出来そうである。


4、年賀状や暑中見舞いシーズン際には、上記連絡先データベースを出力して印刷して行く。

ソフトウェアには、「宛名職人ver16」と言うものを利用している。上記連絡先を簡単に取り込んで、葉書形式で出力出来る。


・・・上記で、ようやっと名刺や年賀状の類いの管理を、可能な限りメンテナンスの労力を最小化して、手打ち入力等をしないで済むようにしてPCー携帯ー葉書作成ソフト間でデータの同期を図った上で、evernoteを利用して携帯でもPCでも随時連絡先を検索、閲覧可能にして、かつ年賀状や暑中見舞いを手間なく出せる仕組みを作る事が出来た。iPhoneとevernoteのお陰である。これは助かる!

それにしても、相場にかまけてこう言うフォローを適当にする事で、随分とお世話になって来た人達、出会った人達とのご縁のフォローをおざなりにしていたのだなと反省する事しきりである。俺は調査や運用のオタクであり、マーケットに没頭するのが仕事で、それで給料貰ってるんだ、社交性や時節の挨拶なんて必要無い、そう言うのは相場の事をさっぱり知らないけど見栄えとプレゼン位は立派なバンカーか何かの仕事だ、俺の仕事じゃない、それで文句ありますか、と言ったある種の怠慢さと言うか傲慢さがあった事は否定出来ないなと思う。まあ実際、社交や愛想笑いや時節の挨拶の手間を極力省いて投資やトレードの事ばかりに打ち込んで来たから今があるとも思うには思うが、営業等しているかたからすれば当たり前のビジネスの基本をキチンとやってなかったんだなと言う面について、今更ながら自覚した。今後も愛想笑いやムダな社交や場を取り繕うだけの時節の挨拶をする気は特段無いし、主にマーケットに没頭する日々を過ごしたい事にもそんなに変化はないが、旧知の友人知人と位は時折葉書でも送って、自身が大過なく日々を充実して過ごしている事と、それに有形無形の形で貢献してくれているのが友人知人である事位はアウトプット、意思表示しようと思った。メールやネットが普及しているこの時代だからこそ、葉書とか手紙と言うのは価値があるようにも思う。

また、大手で仕事していた頃はこう言う事をグループセクレタリ等に依存してしまって居た(翻ってこう言ったリソースが使えなくなったと共に更にこの手のメンテナンスがおざなりになって行った)事も反省である。外資系金融機関の大手等であればグループセクレタリ等にこう言う事は投げてしまう事も可能だが、規模の小さいヘッジファンドで仕事する場合や今のようにぷーの場合、あるいはフリーランスでやって行く場合など、こう言う事は出来る限り少ない手間に抑えながらも自分でやれるようにしておかないといけない。機械に任せる方が、給料も払わなくて良いし、幾ら頼んでも文句を言わないし、気を遣って差し入れをしたりしないで済む(総務や秘書の女性と言うのは得てして年上の事も多いあるいは筆者の過去においては多かったし、会社でこれらの女性を敵に回すのは大変にデンジャラスなので、余り頼み事をしてしまうと結構気を遣うものである)。自動化出来ると楽な面もある。

そう言う意味では、iPhoneとevernoteが手許にある事で、以下のような秘書的な機能を殆ど自前で手間をかけずに機械にやって貰う事が出来るようになった。

・スケジューリングやToDoの管理。
・上記のような名刺管理や年賀状等の作成。
・会社に取材に行く場合はその下資料の準備(まあ、短信や有報や会社の決算プレゼン資料なんかは打ち出して持参する方が今でも便利とは思うが、iPhone上で四季報や会社のwebサイトを観られるのは大変に便利であるし、web clipperを使えばiPhone上からもwebサイトやpdfファイルもevernoteにupしておく事が出来る)、取材後のファイリング(evernoteにメモを書いて、気になったデータやグラフ、資料等は写真でスキャンしてevernoteにあげておけば良い)。

・・・等等。
中々時間がある時でないとこう言う改善は出来ないようにも思うし、今はぷー太郎だがまだまだビジネスパーソンとしての生活は続くであろうはずなので、自己満足で恐縮ではあるが大変に有意義な事が出来たように思う。

上記のやり方も、我ながら結構お勧めのやり方なので、興味があるかたは参考にして頂けると幸いである(自己満足だけでなく、他人への貢献に出来る面もあるので)。

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